ايتنا - ۱۰ نکته کارآمد در باب مدل‌سازی فرآیند در سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار

خصوصیات موجود در BPMN، قوانین و تعاریف فنی فراوانی را ارائه می‌کند، اما چگونگی خلق مدل‌های فرآیندی را آموزش نمی‌دهد (در واقع مأموریت اصلی مدل‎های فرایندی، به حداکثر رساندن فهم فرآیند "همان‌گونه که است" یا "آن‌‎گونه که باید باشد" هست)؛ به منظور اجرای کارآمد مدل‌سازی فرآیند، می‌بایست فراتر از خصوصیات رفته و یک متدولوژی پایه‌ای، بهترین روش‌های ممکن و الگوهای نموداری ویژه‌ای را برای استفاده در موقعیت‌های عادی فرابگیرید.

بر ای روشن کردن این موضوع، در ادامه ۱۰ نکته برای مدل‌سازی کارآمد ارائه می‌شوند:

۱-منطق فرآیند را در نمودار آشکار کنید. این عمل بی‌شک بنیادین است، با این حال مکرراً در میان مدل‌سازان مبتدی نادیده گرفته می‌شود. خصوصیات موجود در BPMN علاوه بر اینکه منجر به توصیف اشکال و رابطه‌های مختلف در نمودار می‌شود، جزئیات تکمیلی را توصیف می‌کند که این جزئیات در ویژگی‌هایی دیده می‌شوند که تنها از طریق ابزار مدل‌سازی و یا در مستنداتِ با جزئیاتِ وافر تولید می‌گردند.
به حداکثر رساندن فهم مشارکتی از طریق بررسی فردی و خصوصی مدل به وسیله ابزار و حتی از راه کاوش صدها صفحه از مستندات به دست نمی‌آید؛ بلکه این عمل به وسیله گروهی انجام می‌پذیرد که دور میزی نشسته‌اند و به نسخه‌ چاپ‌شده‌ نمودار چشم دوخته‌اند و معمولاً در مورد اینکه چگونه می‌توان آن را بهبود بخشید، تبادل نظر می‌کنند.
به طور کارآمد این عمل به دو معنی می‌باشد: اول این که تمامی اجزای نمودار را نام‌گذاری کنید-نه تنها فعالیت‌ها را بلکه زیر فرآیندها، رویدادهای بینابینی، ورودی‌ها، جریان‌های ترتیبی، رویدادهای نهایی و جریانِ پیغام‌ها؛ اما برخی ویژگی‌های موردنیاز، مانند مدت زمان یک رویدادِ زمان‌دار، احتمال دارد که در نمودار به نمایش در نیایند. اگر چنین است یک نام به رویدادی بدهید که آن اطلاعات را همانندسازی می‌کند و اگر موفق به دیدن آن در نمودار نمی‌شوید، پس حتماً ارزش چندانی ندارد. در ثانی، استثناهایی که منطق را در نمودار، آشکارا تحت تأثیر قرار می‌دهند، نمایش دهید. بر خلاف بسیاری از نشانه‌گذاری‌های قدیمی، BPMN ابزاری برای این کار در اختیار شما قرار می‌دهد، حتی اگر یک طراح نباشید.

۲-مدل‌های خود را اعتبار بخشید. به واقع یک مدل فرآیند، چیزی بیش از یک طرح و یک ابزار مدل‌سازی، بیش از یک ابزار طراحی است. یک ابزار مدل‌سازی، دارای قانون‌ها و معانی BPMN است که درون آن تعبیه‌شده‌اند و یک کلید "معتبر سازی" در اختیار شما قرار می‌دهد که فهرستی از خطاها را به نمایش می‌گذارد. یک شابلون BPMN رایگان در Visio قادر به انجام این کار نیست. اگر می‌خواهید که دیگران مدل‌های شما را درک کنند، نیازمندید که در ابتدا به آن‌ها اعتبار ببخشید، بر این اساس شما می‌بایست از کلید "معتبر سازی" استفاده کنید و چگونگی برطرف کردن خطاها را بیاموزید.

۳-مدل‌های خود را طبقه‌بندی کنید. موضوعی که BPMN را از دیگر شیوه‌های مدیریتی متمایز می‌کند، تأکید آن بر نگرش به کسب‌وکار از منظر عملکرد بین وظیفه‌ای است. ثبت فرآیندها در مدل‌های مسطح که ۳۰ فوت از فضای دیوار را اشغال می‌کنند، اجازه درک تمامی بخش‌های آن را به صورت یک‌جا نمی‌دهد. در عوض، ما یک روش بالا به پایین را آموزش می‌دهیم که در بالاترین سطح، نمودار تمام فرآیند را بر روی یک صفحه به نمایش می‌گذارد و از زیر فرآیندها برای گسترش دادن جزئیات یک فرآیند در سطوح نموداری زیرین استفاده نموده تا قادر باشید مدل خود را بزرگ و کوچک کرده و هر سطح دلخواه از جزئیات را توصیف کنید. این پروسه ممکن است در صفحات متعددی به چاپ برسد اما انسجام یک مدل را حفظ می‌نماید.

۴-بر روی فرآیند خود عنوانِ "فعل-اسم" بگذارید. BPMN فرآیندها را به صورت جریانی از فعالیت‌ها (activity) توصیف می‌نماید. در واقع آن‌ها نمایانگر کارِ انجام‌شده در فرآیند می‌باشند. فعالیت‌ها، وضعیت یا کارکردهای کسب و کاری و یا تعاملاتِ موردهای کاربری نیستند. به منظور تقویت این ایده، ما از فراگیران درخواست می‌کنیم تا فعالیت‌های خود را به طور مداوم با استفاده از ساختار "فعل-اسم" نام‌گذاری کنند، برای نمونه: از "اعتبار را بررسی کنید" یا "سفارش را اعتبار ببخشید" به جای "بررسی اعتبار" (یک تابع) و یا "سفارش معتبر" (یک وضعیت) استفاده نمایید. یک منبع برای اجرای هر یک از فعالیت‌ها در نظر گرفته می‌شود و عنوان هر فعالیت می‌بایست اینکه چه عملی اجرا می‌شود را توصیف نماید.

۵-نوع وظیفه‌ها را مشخص کنید. یکی از ویژگی‌های BPMN بدون هیچ‌گونه نمودِ استاندارد شده‌ای در نمودار، نوع وظیفه است. در واقع چندین نوع وظیفه وجود دارد، ولی در حقیقت دو مورد از آن‌ها را باید متمایز نمود: کاربر (وظیفه انسانی) و سرویس (وظیفه سیستمی). خوشبختانه بیشتر ابزارهای BPMN، نوع‌های وظیفه را با استفاده از آیکن‌ها متمایز می‌کنند، با این حال شما می‌بایست مشخص کنید که کدام نوع موردنظر است.

۶-از یک وظیفه به منظور مسیر دهی به کار استفاده نکنید. یکی دیگر از خطاهای رایج مبتدیان، افزودن وظایفی چون "به مدیر ارسال کن" است که توسط یک جریان ترتیبی به یک وظیفه در swim lane مدیر دنبال می‌شود. در واقع آن جریان ترتیبی از قبل، مشغول مسیر دهی کار به مدیر بوده است، بنابراین عملکرد "به مدیر ارسال کن" زائد بوده و باید آن را حذف کنید.
در اینجا مشکل دومی نیز وجود دارد. بهترین عمل، نگه‌داشتن کلماتِ کلیدی "ارسال کن" و "دریافت کن" در اسامی وظایف به منظور ارسال و دریافت نوع‌های وظیفه می‌باشد که با رویدادهای پیامی برابری می‌کند. در BPMN یک "پیغام" به مفهوم یک سیگنال، میان فرآیند و نوعی موجودیت بیرونی است. در اینجا، مدیر یک موجودیت بیرونی نیست، بلکه یک شرکت‌کننده در فرآیند است. بر این اساس، این یک پیغام نیست و نمی‌بایست عنوان "ارسال کن" داشته باشد. اگر مایلید که با مدیر بدون جهت دادن به خودِ کار چیزی در میان بگذارید، می‌توانید از عملکردی به عنوان "مدیر را در جریان قرار بده" بهره بگیرید. چنین اعمالی در ابتدا ممکن است ناچیز به نظر بیایند، اما در انتها، امکان فهمِ فوری هر آنچه در نمودارها در حال اتفاق افتادن هستند را برای همه نیروهای سازمانِ شما فراهم خواهند کرد.

۷-وضعیت‌های نهایی موفقیت و شکست را در یک زیر فرآیند با استفاده از رویدادهای نهایی مجزا مشخص کنید. هر مسیر که در یک زیر فرآیند فعال می‌شود، می‌بایست الزاماً پیش از اینکه آن زیر فرآیند تکمیل شود، به انتها برسد. شما می‌توانید یک رویداد نهایی مجزا برای زیر فرآیند طراحی کنید و همه‌ مسیرها را به آن جهت بدهید و یا رویدادهای نهایی متعدد طراحی کنید و مسیرهای خاص را به هر کدام از آن‌ها جهت‌دهی کنید. از آنجایی که "پیوستگی" ضمنی در تمامی رویدادهای نهایی وجود دارد، این موضوع به لحاظ فنی اهمیتی ندارد. با این وجود، در طراحی و نام‌گذاری رویدادهای نهایی مجزا برای هر وضعیت نهایی متمایز در زیر فرآیند، منفعت وجود دارد، به خصوص اگر برخی وضعیت‌های نهایی، نمایانگر "موفقیت" و برخی دیگر "شکست" و یا هرگونه استثناء باشند.
شما می‌توانید یک زیر فرآیند را با یک راه خروجی دنبال کنید تا دریابید که آیا می‌بایست فرآیند را ادامه داد و یا دست به کاری دیگر زد، مثلاً به آن پایان داد یا آن را به مرحله قبلی بازگرداند. مطابقت دادن عنوان راه خروجی با عنوانی که بر روی رویداد نهایی می‌باشد، آن پیوند را مشخص می‌کند. متناوباً، یک رویداد نهایی بر یک مسیر استثنایی درون یک زیر فرآیند می‌تواند یک خطا را دوباره به میان آورد، که به وسیله‌ یک رویدادِ خطای وابسته بر روی مرز زیر فرآیند گرفته می‌شود. این پدیده می‌تواند باعث به انتها رسیدن فرآیند و یا دنبال کردن جریان استثنایی دیگر شود. به همین منوال، مطابقت دادن عنوان‌های "به میان آوردن" یا "گرفتن" رویدادها، این ارتباط را درون نمودار مشخص می‌کند.

۸-از زیر فرآیندها در جهت ارزیابی رویدادهای وابسته بهره‌گیری کنید. رویدادهای بینابینیِ وابسته به فعالیت یک فرایند، بدین معنی است که اگر رویداد در زمان اجراشدن یک فعالیت اتفاق بیفتد، از اجرای فعالیت صرف‌نظر کرده و به سمت پایین جریان ترتیبی به بیرون آن رویداد حرکت کرده است. یک ترفند کارآمد، در میان گرفتنِ یک توالی از فعالیت‌ها با یک زیر فرآیند به صرفِ منظور تعریف کردن ارزیابی آن رویداد است. برای نمونه، اگر شما یک فرآیند ترتیبی با مراحلی از A تا Z داشته باشید و بخواهید به مشتری امکان تغییر یا صرف‌نظر کردن از یک سفارش بدون جریمه در هر زمانی میان مراحل B تا G بدهید، می‌توانید ترتیب میان Bتا Gرا درون یک زیر فرآیند احاطه کنید و یک رویداد پیامی و برطرف‌کننده، ویژه‌ جریان استثنایی بدان بیفزائید.

۹-الگوهای خاص نموداری را استانداردسازی کنید تا انواع استثناها را تشخیص دهید. BPMN، علامت‌گذاری سازگار با کسب‌وکار را برای توصیف کردن رفتار کنترل استثناها فراهم می‌کند. با وجود اینکه خصوصیات BPMN برای مدل‌سازی، آزادی زیادی فراهم می‌کند، بهترین عمل یادگیری الگوهای متمایز نموداری به منظور تمیز دادن میان انواع استثناها و استفاده مداوم از آن‌ها است.

۱۰-با استفاده دائمی از جریان‌های پیامی، محتوای تجاری را به نمایش بگذارید. علاوه بر جریانِ فعالیت فرآیند خودتان، BPMN امکان نمایش دادن تعاملات میان فرایند شما و فرایندهای بیرونی را فراهم می‌نماید که جریان‌های پیامی نامیده می‌شوند. جریان‌های پیامی به طور معمول درخواست‌ها، پاسخ‌ها و رویدادهای درخواست شده -که با فرآیند بیرونی مبادله می‌شوند- را ارائه می‌دهند. در فرآیند شما، جریان‌های پیامی به فعالیت‌های متمایز و رویدادهایی مرتبط می‌شوند که به دقت نشانگر چگونگی پاسخ‌گویی به یک جریان پیامی ورودی هستند و یا جریان پیامی خروجی تولید می‌کنند. از آنجاکه به طور دقیق نه درباره‌ درونِ فرایندهایِ بیرونی اطلاع دارید و نه می‌توانید آن‌ها را کنترل کنید، تنها به شیوه‌ رایج، جریان‌های پیامی را به محدوده‌ منبعی که آن فرایند را ارائه می‌دهد، متصل کنید. جریان‌های پیامی می‌توانند محتوای تجاری ارزشمندی به نمودار شما بیفزاید، با این وجود استفاده دائمی از آن‌ها دارای اهمیت است. برای نمونه، اگر قرار است هرگونه جریان پیامی "از" و "به" یک درخواست‌کننده از فرآیندِ خود نشان دهید، می‌بایست حتماً تمام آن‌ها را به نمایش بگذارید و در هر سطحِ مدلتان این عمل باید با تداوم انجام گیرد. بدین معنی که اگر یک جریان پیامی ویژه در یک زیر فرآیند که سه سطح پایین‌تر جای دارد، نمایش یابد، می‌بایست در بالاترین سطح نمودار نشان داده شود و علاوه بر این در هر سطحی همان عنوان را دارا باشد.

منبع: پایگاه دانش BPM رایورز