ايتنا - فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان

---------------- رپرتاژ آگهی -----------------

ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟
ارزیابی عملکرد کارکنان، فرایند ارزیابی و مستندسازی عملکرد کارکنان با در نظر گرفتن افزایش کیفیت، خروجی و کارایی کارکنان است. ارزیابی عملکرد سه وظیفۀ مهم را در شرکت‌ها انجام می‌دهد:
- ارائه بازخوردی در مورد مشارکت کلی کارکنان در یک دوره
- شناسایی نیازهای توسعه و فرصت‌های بهبود
- کمک به اطلاع‌رسانی درباره‌ی بررسی حقوق و پاداش کارکنان

ارزیابی عملکرد به‌عنوان فرایندی سیستماتیک تعریف می‌شود که از طریق آن شخصیت و عملکرد کارکنان معمولاً توسط مدیران یا سرپرستان بر اساس ویژگی‌های از پیش تعریف‌شده مانند مجموعۀ مهارت‌ها، دانش در مورد نقش، دانش فنی، نگرش، وقت‌شناسی و...، اندازه‌گیری می‌شود. ارزیابی عملکرد نام‌های بسیاری در سازمان‌ها دارد، برخی آن را ارزیابی عملکرد می‌نامند، برخی دیگر نام‌های بررسی عملکرد، رتبه‌بندی شایستگی، بررسی سالانه و... را ترجیح می‌دهند.

این فرایند برای شناسایی ویژگی‌های ذاتی یک کارمند و سطح شایستگی وی جهت رشد و توسعۀ آینده‌ی کارمند و سازمانی که در آن کار می‌کند، انجام می‌شود. هدف اصلی آن تعیین ارزش یک کارمند و چیزی است که او برای ارائه به سازمان دارد. ارزیابی عملکرد به مدیران و سرپرستان کمک می‌کند تا کارمند مناسب را با توجه به مجموعه مهارت‌هایی که دارد برای انجام کار مناسب در جایگاه شغلی مناسب قرار دهند.

فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان در سازمان‌ها به شکل‌های مختلف صورت می‌گیرد اما در تمامی آن‌ها بعضی از مراحل و اهداف مشترک است. در ادامه چند نوع شیوه‌ی انجام فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان توضیح داده شده است.

فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان (سه مرحله‌ای)
1- در اکثر سازمان‌ها، فرایند ارزیابی عملکرد به معنای ارزیابی یک کارمند هر 6 ماه یا یک سال برای دوره‌ای است که او به‌طور مستمر با سازمان همکاری کرده است. در دوران مدرن، بخش منابع انسانی یک نظرسنجی از کارکنان را برای آن‌ها ارسال می‌کند تا داده‌های مربوط به میزان مشارکت و رضایت آن‌ها را جمع‌آوری کند.
2- مدیر بخش یا سرپرست کارمند سپس کیفیت عملکرد کارمند را بر اساس کار انجام‌شده در سال قبل ارزیابی می‌کند و سپس حضوری برای صحبت در مورد حقایق، نمودارها و ارقام با یکدیگر ملاقات می‌کنند.
3- بازخورد دریافت شده از نظرسنجی می‌تواند ناشناس باشد. این بازخورد را می‌توان با استفاده از پلتفرم Question Pro’s Workforce که داده‌ها را اندازه‌گیری، تجزیه‌وتحلیل و آماده‌ی استفاده برای کسب بینش‌های عملی می‌کند، در زمان واقعی تحلیل کرد.

اهمیت فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان

فرایند ارزیابی عملکرد ازنظر رتبه‌بندی و رشد کارکنان بسیار مهم است. عملکرد کارکنان برای تصمیم‌گیری در مورد پیشرفت شغلی در سازمان استفاده می‌شود. افزایش حقوق و ارتقاء حقوق معمولاً مستقیماً با این فرایند مرتبط است. رتبه‌های بالاتر به معنای عملکرد بهتر و درنتیجه رشد بهتر در شرکت است. همچنین شرکت می‌تواند از اینکه که کدام کارمندان مطابق با انتظارات کار می‌کنند و کدام کارمندان برای بهبود در چرخۀ بعدی به کمک بیشتری نیاز دارند، آگاه شود.

فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان با نمودار BPMN
در شکل زیر فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SMEs) با استفاده از استاندارد مدل سازی فرایند BPMN به‌عنوان نمونه آورده شده است:

مزایا و معایب ارزیابی عملکرد کارکنان

مزایا

- استفاده از یک روش ارزیابی عملکرد سیستماتیک به مدیران/سرپرستان کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان را به‌درستی شناسایی کرده و همچنین زمینه‌های نیازمند بهبود را مشخص کنند.
- این ارزیابی به مدیریت در انتخاب کارمند مناسب برای جایگاه شغلی مناسب کمک می‌کند. در واقع این‌یک موقعیت برد-برد هم برای کارمند و هم برای سازمان است.
- به کارمندان بااستعداد که کارهای استثنایی و غیرمرتبط با وظیفه که به نفع سازمان بوده را انجام داده‌اند اغلب بر اساس نتیجۀ ارزیابی عملکرد، ترفیع داده می‌شود.
- این فرایند در تعیین اثربخشی برنامه‌های آموزشی که توسط سازمان برای کارکنان اجرا می‌شود نیز مؤثر است. این ارزیابی به مدیران بینش عملی در مورد بهبود برنامه‌ها ارائه می‌دهد.

معایب
- اگر ویژگی‌های مورداستفاده به‌درستی تعریف‌نشده باشند، داده‌های جمع‌آوری‌شده مفید نخواهد بود.
- گاهی اوقات سوگیری‌ها و جانبداری‌ها می‌توانند در این سیستم مشکل‌ساز شوند.
- برخی از عوامل عینی ممکن است مبهم و مشخص کردن آن‌ها دشوار باشد. (هیچ روش علمی شناخته‌شده‌ای برای اندازه‌گیری آن‌ها وجود ندارد)

شاخص کلیدی عملکرد (KPI)
شاخص کلیدی عملکرد یک مقدار قابل‌اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد یک شرکت تا چه میزان به‌طور مؤثر به اهداف اصلی کسب‌وکار دست می‌یابد. سازمان‌ها از KPI در سطوح مختلف برای ارزیابی موفقیت خود در دستیابی به اهداف استفاده می‌کنند. KPI های سطح بالا ممکن است بر عملکرد کلی کسب‌وکار تمرکز کنند، درحالی‌که KPI های سطح پایین ممکن است بر فرایندهایی در بخش‌هایی مانند فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و غیره تمرکز کنند.

KPI برای کارکنان

- نرخ خروج خدمت کارکنان (Turnover Rate): نسبت تعداد افراد خارج‌شده از شرکت به متوسط تعداد کل کارکنان شرکت در یک دوره‌ی زمانی است که به‌صورت درصد بیان می‌شود.
- تعداد استخدام‌های کلیدی (#of Key Hires): منظور استخدام کارمندان کلیدی است. یک کارمند کلیدی، کارمندی است که مالکیت اصلی یا نقش تصمیم‌گیری در کسب‌وکار دارد. کارمندان کلیدی معمولاً یا به‌صورت پولی یا با مزایا یا از طریق هر دوی این‌ها پاداش بالایی دریافت می‌کنند. کارمندان کلیدی همچنین ممکن است مزایای ویژه‌ای را به‌عنوان انگیزه برای پیوستن به شرکت و ماندن در شرکت دریافت کنند.
- یادگیری هوشمند کارکنان: یادگیری هوشمند اصطلاحی گسترده برای آموزش در عصر دیجیتال امروزی است؛ و نشان می‌دهد که چگونه فناوری‌های پیشرفته، یادگیرندگان را قادر می‌سازد تا دانش و مهارت‌ها را به‌طور مؤثرتر، کارآمدتر و راحت‌تر بپذیرند و یاد بگیرند. درواقع یادگیرنده به‌جای پیرو در یک فرایند آموزشی به یک هدایت‌کننده و رهبر فعال تبدیل می‌شود.
- نظرسنجی درباره ی مشارکت کارکنان گالوپ (Gallup Employee Engagement Survey): گالوپ کارکنان متعهد و دل‌بستۀ سازمان را به‌عنوان کسانی تعریف می‌کند که در کار و محل کارشان مشارکت دارند و مشتاق و متعهد به کار و محل کار خود هستند. ازنظر گالوپ، چنانچه کارکنان به 12 سؤال کلیدیامتیاز بسیار بالا بدهند، نشانه دلبستگی آنان و بالا بودن عملکرد تیمی است که در آن فعالیت می‌کنند.
- شاخص خالص کارکنان مروج یا ((Employee Net Promoter Score (NPS): راهکاری برای اندازه‌گیری وفاداری کارکنان است. این شاخص احتمال اینکه کارکنان، سازمان و محصولات یا خدمات آن را به دوستان خود توصیه کنند، اندازه‌گیری می‌کند و بینشی در خصوص اینکه چه چیزی در سازمان تعلق‌خاطر و وفاداری برای کارکنان ایجاد می‌کند و چه مواردی پیشران کاهش اشتیاق شغلی کارکنان است، ارائه می‌دهد.
- حفظ مشتری (Customer Retention): میزان توانایی شرکت یا سازمان در نگهداری مشتریان قبلی و تشویق آن‌ها به خرید مکرر و جلوگیری از شیفت آن‌ها به سمت رقبا است. این شاخص درواقع روی روابط سازمان با مشتری تمرکز می‌کند.
- تعداد کارکنان
- رضایت مشتری
- تعداد کل تعاملات با مشتری
- کیفیت خدمات ارائه ‌شده به مشتری

در بیشتر مواقع مشغلۀ سرپرست/مدیر آن‌قدر زیاد است که نمی‌تواند به کارکنانی که جدیداً در سازمان استخدام شده یا به تمامی کارکنان، توجه کند. ارزیابی عملکرد با بررسی نتایج عملکرد هر کارمند به‌صورت جداگانه و محاسبۀ امتیاز کسب‌شده توسط وی به سرپرست/مدیر کمک می‌کند تا شناخت بهتری نسبت به تمامی کارکنان به دست آورده و ارتباطات بهتری که منجر به بهره‌وری بهتر نیز می‌شود با کارکنان برقرار کنند. همچنین کارکنان نیز باوجود آگاهی از اجرای فرایند ارزیابی عملکرد سعی خواهند کرد تا کار خود را به بهترین نحو ممکن انجام داده و اطمینان دارند که عملکرد آن‌ها به‌طور عادلانه موردبررسی قرار می‌گیرد. در نهایت اجرای صحیح فرایند ارزیابی عملکرد منجر به افزایش کارایی سازمان خواهد شد از این رو نرم افزار bpms جریان ابزاری کاربردی جهت پیاده سازی ارزیابی عملکرد سازمانی بصورت کاملا شخصی سازی شده، پیشنهاد می شود.