سايت خبری فناوری اطلاعات (ايتنا) 18 ارديبهشت 1397 ساعت 12:13 https://www.itna.ir/article/52763/نرم-افزار-آرشیو-اسناد-نقش-بروکراسی-اداری-شرکت -------------------------------------------------- عنوان : نرم افزار آرشیو اسناد و نقش آن در بروکراسی اداری شرکت ها -------------------------------------------------- ایتنا - ضرورت ایجاد نرم افزار آرشیو اسناد برای دستیابی به آرشیو اطلاعات و مواجه شدن با حجم عظیمی از پرونده ها و اسناد با توسعه روزافزون ارتباطات بین ادارات را افزایش و به عنوان ابزار نشان دهنده وقایع گذشته مانع از بین رفتن اطلاعات با داشتن امکاناتی همچون اسکن مستقیم، نگهداری تصاویر، کاتالوگ و ... در سریع ترین زمان و به طور جامع می شود. متن : به گزارش سرویس اخبار نرم افزاری به نقل از واحد تولید و پشتیبانی نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم، مدتها بود که در سازمانها با افزایش حجم مستندات، بروکراسی به یک اصطلاح ثابت در سیستم اداری تبدیل شده و بر این اساس در جهت کاهش راهکارهای نادرست، هدر دادن انرژی کارمندان و کاهش سودآوری شرکت، روش مکاتبات به سمت افزایش کیفیت و رضایت کاری تغییر کرده است. بنابراین کاملاً احساس می شود الویت کاری تمام شرکتها و سازمانها بهره مندی و کار با راهکارهای نرم افزار آرشیو اسناد به عنوان یکی از سریع ترین و مناسب ترین راه حلهای سرعت بخشیدن به کار و کاهش هزینههای نگهداری و بازیابی اطلاعات شده است. با استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد به مرور زمان از بین رفتن اطلاعات به حداقل می رسد و با نظم و ترتیب در نگهداری اطلاعات، چراغی برای تصمیمات حال و آینده روشن می شود. سه مورد از مزایای مدیریت و بایگانی اسناد مدیران با وجود نرم افزار آرشیو اسناد دیگر ترسی از به سرقت رفتن و یا مفقود شدن اسناد و مدارک اداری ندارند و با امنیت بالا و حداقل زمان می توانند اسناد و مدارک را در نرم افزار آرشیو اسناد طبقه بندی کرده و دیگر مشکلی درباره فضای فیزیکی مورد نیاز برای نگهداری مدارک و اسناد نخواهند داشت. حتی به راحتی می توانند با امکان تنظیم کاربری مشخص کنند چه کسانی امکان دسترسی یا ایجاد تغییر در اسناد و مدارک محرمانه را خواهند داشت و به راحتی اسناد را اسکن شده تبدیل به اسناد الکترونیکی کرده و در نرم افزار آرشیو اسناد ثبت کنند. از دیگر مزایا و قابلیت های نرم افزار آرشیو اسناد در سازمانها می توان اشاره کرد به : بهینه سازی ارتباطات درون و برون سازمانی در محیط اداری با استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد، با برقراری سریع تر و بهتر استرس کارکنان بابت بایگانی اسناد مالی کاهش پیدا کرده و در نتیجه بایگانی اسناد و مدارک تسهیل و عملکرد کارکنان را بهبود می بخشد. افزایش رضایتمندی ارباب رجوع وجود نرم افزار آرشیو اسناد باعث شده مردم توقع داشته باشند در زمان مراجعه به ادارات، پیگیری امور مالی و اداری آنها با کاهش کاغذ بازی و مدیریت اسناد الکترونیکی در حداقل زمان و با دقت انجام شود. بنابراین می توان گفت نتایج به دست آمده از کاربرد و مزایای نرم افزار آرشیو اسناد در سیستم اداری موجب کاهش تعارض بین مراجعین و کارکنان به دلیل حداقل رساندن مراجعه به اتاقهای مختلف برای جستجو سند و امضاء و ... شده و رضایت ارباب رجوع را به صورت چشمگیری افزایش داده است. کشف بهتر فرصتهای اداری و استفاده در جهت موفقیت اهداف در جهت کشف فرصتهای اداری نرم افزار آرشیواسناد به صورت مستمر مدیریت اسناد و بایگانی را بهبود می بخشد و بسیار سریع و دقیق با استفاده از نرم افزار bpms که فرآیند اداری را یکپارچه و مدیریت می کند در جهت پیشبرد اهداف سازمانی گزارش سازی کرده و در امور برنامه ریزی بسیار دقیق تر عمل خواهند کرد. این مقاله توسط واحد حوزه اطلاعات و تولید نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم آماده شده است و شما عزیزان جهت کسب اطلاعات بیشتر در زمینه قابلیت های سیستم مدیریت اسناد می توانید به وب سایت شرکت آرین سیستم مراجعه و با کارشناسان پشتیبانی و فروش آرین سیستم در ارتباط باشید.