۰
سه شنبه ۱۸ ارديبهشت ۱۳۹۷ ساعت ۱۲:۱۳

نرم افزار آرشیو اسناد و نقش آن در بروکراسی اداری شرکت ها

ایتنا - ضرورت ایجاد نرم افزار آرشیو اسناد برای دستیابی به آرشیو اطلاعات و مواجه شدن با حجم عظیمی از پرونده ها و اسناد با توسعه روزافزون ارتباطات بین ادارات را افزایش و به عنوان ابزار نشان دهنده وقایع گذشته مانع از بین رفتن اطلاعات با داشتن امکاناتی همچون اسکن مستقیم، نگهداری تصاویر، کاتالوگ و ... در سریع ترین زمان و به طور جامع می شود.
نرم افزار آرشیو اسناد و نقش آن در بروکراسی اداری شرکت ها
به گزارش سرویس اخبار نرم افزاری به نقل از واحد تولید و پشتیبانی نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم، مدت­ها بود که در سازمان­ها با افزایش حجم مستندات، بروکراسی به یک اصطلاح ثابت در سیستم اداری تبدیل شده و بر این اساس در جهت کاهش راهکارهای نادرست، هدر دادن انرژی کارمندان و کاهش سودآوری شرکت، روش مکاتبات به سمت افزایش کیفیت و رضایت کاری تغییر کرده است. بنابراین کاملاً احساس می شود الویت کاری تمام شرکت­ها و سازمان­ها بهره مندی و کار با راهکارهای نرم افزار آرشیو اسناد به عنوان یکی از سریع ترین و مناسب ترین راه حل­های سرعت بخشیدن به کار و کاهش هزینه­های نگهداری و بازیابی اطلاعات شده است. با استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد به مرور زمان از بین رفتن اطلاعات به حداقل می رسد و با نظم و ترتیب در نگهداری اطلاعات، چراغی برای تصمیمات حال و آینده روشن می شود.
 
نرم افزار آرشیو اسناد و نقش آن در بروکراسی اداری شرکت ها | <a href='http://www.itna.ir' target='_blank'>ایتنا</a>

سه مورد از مزایای مدیریت و بایگانی اسناد
مدیران با وجود نرم افزار آرشیو اسناد دیگر ترسی از به سرقت رفتن و یا مفقود شدن اسناد و مدارک اداری ندارند و با امنیت بالا و حداقل زمان می توانند اسناد و مدارک را در نرم افزار آرشیو اسناد طبقه بندی کرده و دیگر مشکلی درباره فضای فیزیکی مورد نیاز برای نگهداری مدارک و اسناد نخواهند داشت. حتی به راحتی می توانند با امکان تنظیم کاربری مشخص کنند چه کسانی امکان دسترسی یا ایجاد تغییر در اسناد و مدارک محرمانه را خواهند داشت و به راحتی اسناد را اسکن شده تبدیل به اسناد الکترونیکی کرده و در نرم افزار آرشیو اسناد ثبت کنند. از دیگر مزایا و قابلیت­ های نرم افزار آرشیو اسناد در سازمان­ها می توان اشاره کرد به :
 
بهینه سازی ارتباطات درون و برون سازمانی
در محیط اداری با استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد، با برقراری سریع تر و بهتر استرس کارکنان بابت بایگانی اسناد مالی کاهش پیدا کرده و در نتیجه بایگانی اسناد و مدارک تسهیل و عملکرد کارکنان را بهبود می بخشد.
 
افزایش رضایتمندی ارباب رجوع
وجود نرم افزار آرشیو اسناد باعث شده مردم توقع داشته باشند در زمان مراجعه به ادارات، پیگیری امور مالی و اداری آنها با کاهش کاغذ بازی  و مدیریت اسناد الکترونیکی در حداقل زمان و با دقت انجام شود. بنابراین می توان گفت نتایج به دست آمده از کاربرد و مزایای نرم افزار آرشیو اسناد در سیستم اداری موجب کاهش تعارض بین مراجعین و کارکنان به دلیل حداقل رساندن مراجعه به اتاق­های مختلف برای جستجو سند و امضاء و ... شده و رضایت ارباب رجوع را به صورت چشمگیری افزایش داده است.
 
کشف بهتر فرصت­های اداری و استفاده در جهت موفقیت اهداف
در جهت کشف فرصت­های اداری نرم افزار آرشیواسناد به صورت مستمر مدیریت اسناد و بایگانی را بهبود می بخشد و بسیار سریع و دقیق با استفاده از نرم افزار bpms که فرآیند اداری را یکپارچه و مدیریت می کند در جهت پیشبرد اهداف سازمانی گزارش سازی کرده و در امور برنامه ریزی بسیار دقیق تر عمل خواهند کرد.
این مقاله توسط واحد حوزه اطلاعات و تولید نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم آماده شده است و شما عزیزان جهت کسب اطلاعات بیشتر در زمینه قابلیت های سیستم مدیریت اسناد می‌توانید به وب‌سایت شرکت آرین سیستم مراجعه و با کارشناسان پشتیبانی و فروش آرین سیستم در ارتباط باشید.
کد مطلب: 52763
نام شما
آدرس ايميل شما

شما در صورت فیلتر شدن تلگرام چه می‌کنید؟
با فیلترشکن همچنان از تلگرام استفاده می‌کنم
از یک پیام‌رسان خارجی دیگر استفاده می‌کنم
از پیام‌رسان‌های داخلی استفاده می‌کنم