امروز در بخش­های عمده­ای از صنايع کشور، مديران ارشد سازمان­ها – علی­رغم واهمه­ای که با اتخاذ برخی سياست­های اشتباه بازاريابی توسط شرکت‌های فعال در حوزه ERP در اين بازار به وجود آمده است _ مشتاق هستند که در خصوص چگونگی استقرار و مديريت مخاطرات مربوطه بياموزند. اين نوشتار برای اين گروه از مخاطبين است که با وجود آنکه نسبت به استقرار ERP علاقه­مند هستند، در هزارتوی محصولات مختلف و نظرات متفاوت و گاه متضاد سردرگم گرديده­اند.

هوای گرگ و ميش ERP در ایران
عليرضا بزرگمهري- دنياي كامپيوتر و ارتباطات
سال 1382 وقتی که مطالعه در خصوص سيستم­های جامع برنامه­ريزی سازمان را شروع نمودم، درک مبهمی از موضوع در کشور موجود بود؛ پيشروترين شرکت­های نرم­افزاری در سطح کشور به توليد سيستم‌های اطلاعات مديريت و يا سيستم­های يکپارچه­ای که با نگاه غير فرآيندی طراحی شده بود، می‌انديشيدند. آن روزها بايد ERP را برای مديرانی توجيه می­کردیم که راه‌حل­های ارزان­تری برای برنامه‌ریزی شرکت‌های صنعتی و يا خدماتیشان در پيش رو داشتند. اما امروز در بخش­های عمده­ای از صنايع کشور، مديران ارشد سازمان­ها – علی­رغم واهمه­ای که با اتخاذ برخی سياست­های اشتباه بازاريابی توسط شرکت‌های فعال در حوزه ERP در اين بازار به وجود آمده است _ مشتاق هستند که در خصوص چگونگی استقرار و مديريت مخاطرات مربوطه بياموزند. اين نوشتار برای اين گروه از مخاطبين است که با وجود آنکه نسبت به استقرار ERP علاقه­مند هستند، در هزارتوی محصولات مختلف و نظرات متفاوت و گاه متضاد سردرگم گرديده­اند.

در ابتدای دهه 1960 در نتيجه همکاری شرکت تراکتورسازی J.I. در امريکا و شرکت IBM، برنامه­ريزی نيازمندی­های مواد (Material Requirement Planning) MRP به وجود آمد که می­توان از اين نقطه به عنوان لحظه تولد سيستم­های برنامه­ريزی سازمانی ياد نمود.

در اوايل دهه 1970 نرم­افزارهای MRP، بسيار بزرگ، پيچيده و گران قيمت بودند و به يک گروه فنی بزرگ برای پشتيبانی رايانه­های mainframe که اين سيستم­ها بر روی آنها اجرا می­شدند، نياز بود.

در سال 1972 پنج مهندس که از شرکت IBM جدا شده بودند در کشور آلمان شرکت SAP را بنيان گذاشتند تا بتوانند نرم­افزارهایی جامع و يکپارچه برای کسب­وکار توليد نمايند.

در سال 1973 شرکت SAP اولين محصول خود را با نام SAP R/1، به بازار عرضه نمود.

در سال 1977 شرکت­های JD Edwards و Oracle دو توليد کننده ديگر محصولات ERP تأسيس گرديدند.

در سال 1978 شرکت Baan يکی ديگر از توليد کنندگان محصول ERP تأسيس شد.

در سال 1979 شرکت SAP نگارش جديدی از ERP خود را به عنوان SAP R/2 به بازار معرفی نمود.

در سال 1987 شرکت PeopleSoft يکی ديگر از توليد کنندگان موفق ERP، تأسيس شد.

در سال 1992 شرکت SAP محصول جديدتر خود را به عنوان SAP R/3 به بازار ارائه نمود.

با شروع سال 2000 و سال­های ابتدایی آن بخش عمده­ای از شرکت­های ERP در هم ادغام و يا توسط شرکت­های SAP، Oracle، Microsoft و غيره خريداری شدند.

فرسنگ­شمار ERP
دهه 1970: برنامه‌ريزی نيازمندی­های مواد (Material Requirement Planning-MRP) اين برنامه­ها از ائتلاف کسب­وکارها با فناوری اطلاعات برای مديريت مناسب موجودی انبارها به وجود آمدند.

دهه 1980: برنامه­ريزی توليد (Manufacturing Requirement Planning- MRPII) اين برنامه­های کاربردی جهت برنامه­ريزی توليد شامل تأمين اقلام، توليد، کنترل انبار و توزيع بود.

دهه 1990: برنامه­ريزی منابع سازمان (Enterprise Resource Planning- ERP) نرم‌افزارهاي ERP براي ارتقاء کارايي سازمان‌ها از طريق برنامه‌ريزي يکپارچه منابع، کنترل مديريت و کنترل فعاليت‌ها مي باشند.ERP يک برنامه کاربردي شامل چندين ماژول بوده که فرآيند کسب‌وکار را در عبور از واحدهاي سازمان بگونه يکپارچه پوشش مي‌دهند.

دهه 2000: ERPII با افزودن تجارت الکترونيک از طريق سيستم­های مديريت مشتريان (CRM) و سيستم مديريت زنجيره تأمين (SCM) و امکاناتی نظير هوش تجاری (BI) به ERP اين مجموعه، به وجود آمد.

ERP چيست؟
آنچه که مشخص است برای ERP در سال­های گذشته تعاريف مختلفی ارائه شده است که هر يک به بخشی از توانایی و امکانات سيستم­های برنامه­ريزی سازمان اشاره دارد. در سال 2000 پرفسور کومار تعريفی مبتنی بر اهداف و علل استفاده از اين فناوری تدوين کرد که به شرح ذيل است:

ERP يک بسته نرم­افزاری قابل تنظيم و از پيش استاندارد شده تجاری است که اطلاعات و فرآيندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را درون واحدهای سازمان و بين آنها با رويکرد مشتری‌گرایی و پاسخ به بازار و بر اساس تجارب موفق، يکپارچه نمايد." در اين تعريف ساده، پاسخ بخش عمده­ای از سؤالات متداول نهفته است:

1. ERP نرم­افزاری است که از پيش کاملاً طراحی و توليد شده است و قابليت تنظيمات لازم جهت مناسب‌سازی با سازمان­های مختلف (و نه تغييرات زياد در کد منبع برنامه) را در خود دارد و قرار نيست برای هر مشتری جديد دوباره نوشته و يا با تغييرات زيادی مواجه گردد.

2. ERP برای طيف­های مختلفی از منابع استاندارد شده است، بنابراين برای انتخاب ERP منطبق بر سازمان و صنعت خود، حتماً مطمئن شويد که ERP مورد نظر در حوزه شما از تجربيات مناسبی برخوردار باشد. توجه خوانندگان را به اين نکته جلب می­نمايم که حتی شرکت SAP نيز برای تمام صنايع و سازمان‌ها (از جمله فروشگاه زنجيره­ای) راه حل ERP عرضه نمی­نمايد و فهرست صنايع مورد پوشش را در سايت خود مشخص نموده است.

3. ERP يک نرم­افزار فرآيندگرا است لذا بديهی است که سازمان­هایی که در کشور ما عموماً وظيفه­ای هستند، می­بايست تدابير لازم را جهت تبديل به سازمان­های فرآيندگرا، پيش­بينی کنند.

4. تجارب موفق که در نحوه گردش و فرآيندهای اطلاعات در داخل ERP برای صنعت و يا خدمت مورد نظر سازمان شما مستتر می­باشد، برآمده از تجربيات موفق قبلی نرم­افزار است.

5. يکپارچگی در سطح نرم­افزار و پايگاه داده، از چندبارگی ورود اطلاعات ممانعت و به گردش اطلاعات در طول فرآيند کمک می­نمايد.

وجوه اصلی افتراق ERP با ساير سيستم­ها به شرح ذيل می­باشد:
1 - اولين و مهم­ترين موضوع، تفاوت در امکان برنامه­ريزی می­باشد، مانند برنامه­ريزی مواد، توليد، نگهداری و تعميرات، نيروی انسانی، آموزش، خريد، فروش، مشتريان، تأمين کنندگان و غيره می­باشد که در بخش عمده­ای از برنامه­های کاربردی موجود، چنين امکانی را به صورت صحيح نمی­يابيد.

2 - اين سيستم­ها، نحوه صحيح گردش، مديريت و پايش فرآيندها را در سازمان بر اساس تجارب موفق صنعت مشابه در خود از پيش تعريف شده دارند.

3 - يکپارچگی نرم­افزار و پايگاه داده در عين جامعيت که منجر به سادگی آموزش است، باعث عدم افزونگی داده­ها و کسب اطلاعات دقيق به صورت صحيح­تر و سريع­تر می­گردد. ERP امروز همان گونه که مشاهده می­گردد ديگر ERP يک فناوری جديد مختص به شرکت­های بسيار بزرگ به شمار نمی­آيد و نزديک به دو دهه از استفاده شرکت­های معتبر و موفق از اين سيستم­ها می­گذرد و عدم استفاده عمومی اين گونه نرم­افزارها ناشی از نفوذ ضعيف فناوری اطلاعات در بخش صنعت کشور و عقب­ماندگی اين فناوری در اين حوزه می­باشد. آنچه برای انجام صحيح پروژه­های ERP در کشور عموماً ناديده گرفته می­شود اغلب برمی­گردد به عدم توجه ما به اينکه استقرار ERP، يک «پروژه سيستمی مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری اطلاعات» می­باشد.

همين چند واژه موارد بسياری را در خود دارد:
1 - برای اجرای پروژه می­بايست به استانداردهای مديريت پروژه و مديريت دانش در پروژه توجه گردد، متأسفانه بخش عمده­ای از مديرانِ به کار گرفته شده در سمت مدير پروژه، از آموزش کافی و معتبر استاندارد مديريت پروژه و مديريت دانش در پروژه برخوردار نمی­باشند.

2 - واژه ديگر سيستم می­باشد، سيستم ترکيبی از سخت­افزار، نرم­افزار، انسان و قواعد مستتر می‌باشد که در کشور ما بخش عمده­ای از تمرکز بر عوامل سخت­افزار و نرم­افزاری بوده و بر انسان و قواعد توجه مناسبی نمی­شود.

3 - موضوع ديگر مهندسی مجدد بوده که توجه خاص و دقيقی را بر شناخت وضعيت موجود سازمان، شناخت فرهنگ سازمانی، زيرساخت­های موجود سازمان و آموزش و فرهنگ­سازی جهت آماده سازی سازمان می­طلبد که معمولاً مغفول مانده است. قابل مشاهده است که مديران صنايع و سازمان­ها در بين کلماتی نظير ERP داخلی و يا خارجی، MIS TS، IS و غيره سرگشته شده­اند، علت اين امر اينست که ما خيلی وقت­ها در کشور به جای استفاده از تعاريف استاندارد مقوله­های بين­المللی فناوری، اقدام به ابداع تعاريف جديد و گاهاً بی­ربط به تعريف استاندارد می­نماييم، بدون آنکه به رويکرد و علل ايجاد آن فناوری توجه لازم مبذول کرده باشيم.

آيا ERP برای صنايع و سازمان­های کشور ما مناسب نيست؟
اين سخنی به غايت اشتباه است؛ راه‌حل­هایی که در صدها کشور از جمله کشورهای منطقه مانند، ترکيه، عربستان، امارات متحده عربی، قطر، پاکستان، هند، آذربايجان و ... با پيش­بينی تدابير لازم، مستقر می­­گردد، بديهی است در کشور ما نيز می­تواند استقرار يابد. به شرط آنکه کارفرمايان، پيمانکاران و مشاوران از سطح بلوغ بالاتری برخوردار باشند تا بتوانند بر مخاطرات زير فائق آيند:

1 - عدم حمايت مديريت ارشد سازمان کارفرما
2 - عدم انتخاب مشاور مجرب
3 - عدم وجود استانداردهای مديريت پروژه و مديريت دانش در پروژه توسط کارفرما، پيمانکار و مشاور
4 - عدم انتخاب راه حل متناسب و تيم مجرب استقرار
5 - عدم شناخت سازمان
6 - عدم توجه به فرهنگ­سازی و آموزش
7 - تغييرات پی­درپی مديريت
8 - عدم تدوين برنامه و نقشه راه مناسب جهت استقرار ERP

9 - عدم وجود آمادگی و زير ساخت مناسب
10 - عدم توجه به لزوم مهندسی مجدد فرآيندها و کسب­وکار
11 - درخواست کارفرما برای بومی­سازی پی­­درپی
12 - عدم تخصيص زمان و بودجه مناسب برای استقرار يادآوری می­نمايم که استفاده از روش­های غير متداول در سطح بين­المللی برای انتخاب و استقرار ERP، معمولاً نتيجه مناسبی را فراهم نمی­سازد.

از کجا آغاز کنيم؟
در اغلب تجارب بين­المللی، به علت پيچيدگی­های ذاتی استقرار ERP از انتخاب مشاوری متبحر، که هم به انواع راه حل­های ERP آشنایی کافی داشته و هم به تجارب، چالش­ها و مخاطرات استقرار ERP در حيطه فرهنگی مورد نظر اشراف دارد، آغاز می­گردد. اين مشاور می­بايست نسبت به شناخت سازمان در ابعاد مختلف اقدام نموده و با تخمين ميزان آمادگی سازمان، نسبت به تدوين نقشه مسير و ويژگی‌های کارکردی سيستم منطبق برای سازمان استفاده و پروژه­های فرعی مورد نياز اقدام نمايد.

همچنين با شناسایی دقيق مخاطرات پروژه در سازمان، انتخاب صحيح­تر محصول و ارتقاء آمادگی سازمان و فرهنگ­سازی نسبت به افزايش احتمال موفق استقرار ERP کمک نمايد. ضمناً اين مشاور نبايد خود، ارائه دهنده محصول ERP باشد، زيرا مشاوری که خود محصول خاصی را ارائه می­نمايد، بديهی است در فرآيند انتخاب بی­طرف نمی­باشد. گام بعدی ايجاد يک گروه راهبری پروژه به رياست مديريت ارشد سازمان و با عضويت افراد کليدی سازمان مانند مديران برنامه­ريزی، فناوری اطلاعات و مدير پروژه ERP می­باشد.

اين گروه با همکاری مشاور و بر اساس نقشه راه، سازمان را برای استقرار ERP آماده می­نمايد و مخاطرات را مديريت می­نمايد. مجموعه فوق با همکاری مشاور، نسبت به شناخت سازمان اعم از اهداف و مأموريت­ها، زيرساخت­های انسانی، ويژگی­های خاص سازمان، نيازها، مشکلات و اقدامات متوازی مورد نياز اقدام می­نمايند. توجه داشته باشيد که استقرار ERP نياز به موارد زيادی دارد که بايد تمامی پروژه­های فرعی و مسئولين آنها مشخص گردند و گروه فوق بر پيشرفت تمامی اين پروژه­های فرعی نيز نظارت می­نمايد.